آیا تا به حال به این موضوع اندیشیده اید که کسب و کارهای موفق چگونه عملیات خود را ساده می کنند و کارآیی شان را بهبود می بخشند و به اهداف خود دست می یابند؟ پشت صحنه همه این موفقیت ها یک زبان بصری قدرتمند است که به عنوان نماد مدل سازی فرآیندهای کسب و کار(BPMN) شناخته می شود و به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای پیچیده خود را به راحتی ترسیم کنند، گردش کار خود را بهینه سازی نمایند و اطمینان حاصل کنند که همه فرایند ها در بهترین حالت خود اجرا می شوند.
نماد مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) چیست؟
BPMN یک نماد گرافیکی پذیرفته شده جهانی است که برای مدل‌سازی و مستندسازی فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. به عبارت دیگر BPMN یک زبان قابل درک جهانی برای کمک به تجزیه و تحلیل، طراحی، بهبود و اتوماسیون فرآیندهای تجاری در سازمان‌ها است که به طور خاص بر روی ایجاد نمودارهای فرآیند با استفاده از نمادهای ساده و قابل فهم تمرکز دارد که می‌تواند توسط افراد مختلف، از جمله تحلیلگران کسب‌وکار، مدیران، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار و سایر ذینفعان، استفاده شود. به این ترتیب ذینفعان مختلف امکان رمزگشایی و بررسی دقیق فرایند های کسب و کار را پیدا می کنند و می توانند به آسانی با فرآیندهای پیچیده ارتباط برقرار کنند.
نمودارهای BPMN شامل آرایه ای از نمادهای تعریف شده، عناصر به هم پیوسته و قوانین نمادگذاری دقیق می شود که مدل‌سازی فرآیند را بصورت بصری و به آسانی در دسترس قرار می دهد.
BPMNهدف و مزایا:
BPMN در تجارت به چه معناست؟ BPMN در حوزه مدیریت فرآیند اهداف عملی گوناگونی را دنبال می کند:
- مستندسازی فرآیند: یک رویکرد بصری و استاندارد برای مستندسازی دقیق فرآیندهای تجاری چند وجهی ارائه می دهد که کمک شایانی در درک روند کار و وظایف، و مشارکت فعال در تیم های چند تخصصی ایجاد می کند.
- تحلیل فرآیند: BPMN ظرفیت انجام تجزیه و تحلیل فرآیندهای موجود را فراهم می کند و به این ترتیب به سازمان ها کمک می کند تا تنگناها و فرصت های بهینه سازی را شناسایی کنند.
- بهینه سازی فرآیند: با مدل سازی فرآیندها با استفاده از BPMN، سازمان ها بینش های ارزشمندی را در مورد بهینه سازی کارایی و اثربخشی گردش کار عملیاتی خود به دست می آورند، و از این طریق فرآیند های کارآمد و موثر را تقویت می کنند.
ویژگی‌های BPMN:
- گرافیک ساده و قابل فهم: BPMN با استفاده از نمادهای گرافیکی استاندارد، فرآیندها را به صورتی نمایش می‌دهد که برای افراد با تخصص‌های مختلف قابل درک باشد. این نمودارها می‌توانند به راحتی توسط افراد غیر فنی نیز درک شوند.
- نشان دادن فرآیندها از دیدگاه‌های مختلف: BPMN امکان مدل‌سازی فرآیندها از دیدگاه‌های مختلفی مانند فرآیندهای کسب‌وکار، گردش کار (workflow) و سیستم‌های اتوماسیون را فراهم می‌کند.
- توانایی نمایش تعاملات:: BPMN می‌تواند تعاملات بین بخش‌های مختلف یک سازمان، سیستم‌های خارجی یا حتی کاربران را به خوبی نشان دهد.
- استفاده از نمادهای استاندارد:: BPMN دارای مجموعه‌ای از نمادهای استاندارد است که به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند:
- فعالیت‌ها (Activities) : نشان‌دهنده کارهایی که باید انجام شوند.
- رویدادها (Events) : شامل شروع، پایان و رویدادهای میانه که می‌توانند فرآیند را تحت تأثیر قرار دهند.
- دروازه‌ها (Gateways) : برای تصمیم‌گیری‌ها یا انتخاب مسیرهای مختلف در فرآیند استفاده می‌شوند.
- اتصالات (Connectors) : برای ارتباط بین نمادها به کار می‌روند (مانند فلش‌ها برای نشان دادن جریان فرآیند).
- مدل‌سازی سلسله‌مراتبی: BPMN امکان مدل‌سازی سلسله‌مراتبی فرآیندها را فراهم می‌کند، به این معنی که می‌توانید فرآیندهای پیچیده را به فرآیندهای کوچکتر تقسیم کنید و از آنها برای ساخت یک مدل بزرگ‌تر استفاده کنید.
- قابلیت اتوماسیون: BPMN به‌راحتی می‌تواند به نرم‌افزارهای اتوماسیون فرآیندهای تجاری متصل شود و به‌عنوان یک زبان بین‌المللی برای تعریف و پیاده‌سازی فرآیندهای خودکار استفاده شود.
- پشتیبانی از چالش‌های پیچیده: BPMN برای مدل‌سازی فرآیندهای پیچیده کسب‌وکار طراحی شده است و از قابلیت‌هایی مانند هم‌زمانی، انتخاب شرطی، و تعاملات میان سیستم‌ها پشتیبانی می‌کند.
مزایای BPMN :
مستندات استاندارد: BPMN یک استاندارد شناخته شده جهانی برای مستندسازی فرآیند ایجاد می کند که گردش کار و درک فرآیندها در بخش های مختلف و تیم های مختلف را بسیار ساده می کند.
رویت فرآیند تقویت شده: نمودارهای BPMN نمایی شفاف و قابل فهم از فرآیندهای مختلف را ایجاد کرده و در اختیار سازمان ها قرار می دهند و در نتیجه دیدگسترده و قابل درکی را در دسترس سهامداران مختلف قرار می دهند.
پتانسیل مشارکتی تقویت شده: تیم ها می توانند بدون زحمت در مورد فرآیندهای پیچیده از طریق BPMN بحث کنند و مطالب را به خوبی درک نمایند و در نتیجه افزایش همکاری و سهولت در تصمیم گیری را تجربه کنند.
طراحی فرآیند ساده: BPMN به شکل ماهرانه ای از طراحی فرآیندهای تجاری کارآمد و موثر پشتیبانی می کند. در نتیجه به کاهش ناکارآمدی های عملیاتی و تقویت بهره وری کلی کمک می کند.
مدل سازی فرآیند کسب و کار – نکات کلیدی
مدل سازی موثر فرآیند کسب و کار به توجه دقیق به جزئیات و پایبندی بی دریغ به بهترین شیوه ها بستگی دارد .نکات کلیدی زیر برای اجرای درست و اصولی مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار بسیار حیاتی است:
درک جامع از کسب‌وکار: مدل سازی خود را با به‌دست آوردن درک عمیقی از فرآیندهای تجاری که برای نمایش در نظر گرفته شده‌اند، آغاز کنید.
مشارکت ذینفعان: مشارکت ذینفعان مرتبط بسیار حیاتی است و لازم است اطمینان حاصل شود که مدل BPMN با پیچیدگی فرآیند های کسب و کار همخوانی دارد.
استفاده از نرم افزار مناسب: استفاده از یک نرم افزار مناسب BPMN برای ایجاد نمودارهای دقیق و حرفه ای ضروری است. یکی از برجسته ترین نمونه نرم افزار های BPMN نرم افزار NAVIGATOR365 است که یک راه حل جامع مبتنی بر مرورگر است.
سازگاری و شفافیت: در ایجاد نمودارهای BPMN برای تضمین دسترسی و سهولت درک آنها یک رویکرد ثابت و شفاف را دنبال کنید.
کاربردهای BPMN:
- مدل‌سازی و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار
- طراحی سیستم‌های نرم‌افزاری برای اتوماسیون فرآیندها
- ارتباط و هماهنگی بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف یک سازمان
- مستندسازی فرآیندها برای تحلیل‌های بعدی یا برای رعایت استانداردها و مقررات
تفاوت بین BPMN و فلوچارت چیست؟
در حالی که هم BPMN و هم فلوچارت ها به عنوان ابزارهای ارزشمندی برای تجسم فرآیندها عمل می کنند، هرکدام از آنها ویژگی های مختلفی را ارائه می دهند. سادگی از ویژگی های بارز فلوچارت ها است و معمولاً برای مستندسازی فرآیند های عمومی استفاده می شوند .در مقابل،BPMN ها با ارائه جزییات بیشتر، یک نماد استاندارد هستند که بصورت اختصاصی برای حوزه مدل سازی فرایندهای کسب و کار طراحی شده اند. تشخیص این تفاوت ها هنگام انتخاب ابزار مناسب برای مطابقت با نیازهای خاص سازمان شما بسیار مهم است.
به طور خلاصه، BPMN یک استاندارد ارزشمند برای مدل سازی فرآیندهای کسب و کار است و با ارائه مجموعه ای جامع از نمادها و قوانین نشانه گذاری که برای ارائه نمایش های فرآیندی شفاف و کارآمد طراحی شده اند از پیشینیان خود فراتر رفته و خود را به عنوان یک ابزار اساسی برای سازمان هایی که به دنبال بهبود و ساده سازی فرآیندهای عملیاتی خود هستند، تثبیت کرده است.
