ابزار ها و تکنیک های تجزیه و تحلیل فرایند
تجزیه و تحلیل فرآیند اولین گام برای تجسم، بهبود و مدیریت فرآیند است و به همین دلیل است که تجزیه و تحلیل فرآیند امروزه از محبوبیت بسیار بالایی برخوردار است.
علیرغم افزایش محبوبیت، آمار BPM نشان می دهد که تنها 15٪ از فرآیندها به درستی تجزیه و تحلیل و مدیریت می شوند. یکی از دلایل این نرخ پایین، عدم بکارگیری نیروی متخصص و ابزار مناسب است.
آمار گوگل از روند تمایل به تجزیه و تحلیل فرآیند
بنابراین، این مقاله 18 ابزار برتر تجزیه و تحلیل فرآیند را در سه دسته توضیح می دهد:
- نرم افزار
- تکنیک
- نمودارها و نمودارها
تجزیه و تحلیل فرآیند چیست؟
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار، فرآیندها را برای شناسایی ماهیت و علت اصلی ناکارآمدی ها بررسی و ارزیابی می کند. در نتیجه تجزیه و تحلیل فرآیند می توان:
- فرآیندها را بهبود بخشید.
- کارها و فعالیت های اضافی را خودکار نمود.
- از استانداردسازی و انطباق اطمینان حاصل پیدا کرد.
تجزیه و تحلیل فرآیند را می توان از طریق نمودارها، جداول و نرم افزارهای مختلف انجام داد. این ابزارها در زیر بر اساس دسته بندی توضیح داده شده اند.
نرم افزار تجزیه و تحلیل فرآیند
نرم افزار تجزیه و تحلیل فرآیند به فناوری هایی اطلاق می شود که می توانند برای استخراج، کشف و مدل سازی داده های فرآیند برای اهداف تجزیه و تحلیل استفاده شوند.
فرآیند های هوشمند
پلتفرم‌های هوشمند فرآیند می‌توانند داده‌های فرآیند را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کنند تا مفاهیم مرتبط با عملکرد فرآیند تبیین گردد.
-
فرآیند کاوی (Process mining)
فرآیند کاوی یک رشته و فناوری تحلیلی برای جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و مدل‌سازی داده‌های فرآیند ثبت‌شده در سیستم‌های فناوری اطلاعات است.
-
تسک (وظیفه) کاوی (Task mining)
وظیفه کاوی یا تسک هوشمند فناوری برای ثبت تعاملات کاربر در رایانه‌های شخصی، مانند اجرای وظایف در صفحات گسترده است.
درباره مزایای وظیفه کاوی و سه تفاوت اصلی درباره وظیفه کاوی و فرایند کاوی بیشتر بخوانید.
نرم افزار مدل‌سازی فرآیند، فرآیند ها را مدل سازی می کند و مدل های پردازش شده را اجرا می کند.
درباره تفاوت بین نرم افزار مدل سازی فرآیند و فرآیند کاوی بیشتر بخوانید.
4 . دوقلوی دیجیتالی سازمان
دوقلوی دیجیتالی سازمان DTO مدل‌های مجازی از فرآیندها، خدمات یا ساختارهای سازمانی را برای شبیه‌سازی سناریوها ایجاد می‌کند.
-
نقشه برداری فرآیند
نقشه‌برداری فرآیند، جریان فرآیند را با استفاده از نمادها نشان می‌دهد تا بینش‌هایی در مورد طرف‌های درگیر، تعامل‌ها و هر مرحله به انجام رسیده ارائه دهد.
-
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به طور خودکار فرآیندها و گردش کار را تجزیه و تحلیل و مدیریت می کند.
-
نرم افزار تحلیل گردش کار
نرم افزار تجزیه و تحلیل گردش کار می تواند به طور خودکار ناکارآمدی ها را مشخص کند و شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) را ردیابی کند. این نرم افزار نموداری را برای افزایش دید و کمک به مکان یابی مسائل در جریان کار ارائه می دهد.
تکنیک های تجزیه و تحلیل فرآیند
تکنیک های مختلفی برای تجزیه و تحلیل داده های فرآیند وجود دارد. برخی از این موارد عبارتند از:
-
تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)
تجزیه و تحلیل شکاف یک تکنیک سطح بالا است که به تحلیلگران اجازه می دهد تفاوت بین عملکرد فرآیند هدف و ایده آل و آنچه که به دست آورده اند را شناسایی کنند. تجزیه و تحلیل شکاف می تواند موارد اضافی، فعالیت های بیهوده، عدم مدیریت و مراحل از دست رفته را برجسته کند و نمایش دهد.
تجزیه و تحلیل شکاف یک تکنیک مفید برای تحلیلگران فرآیند است که هدف آن برگرداندن مسیر عملکرد فرآیند به مسیر درست و همسو کردن آن با اهداف مد نظر است.
-
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده
این تجزیه و تحلیل یک تکنیک مرتب‌سازی وسیع برای ارزیابی این امر است که آیا هر مرحله از فرآیند نیازهای تجاری یا نیاز های مشتری را برآورده می‌کند یا خیر. تکنیک تحلیل ارزش افزوده تمام فعالیت ها را در یک جریان فرآیند بررسی می کند و سپس مراحل را برچسب گذاری و به ترتیب زیر مرتب می کند تا زمانیکه آنها نیاز های مشتری یا کسب و کار را برآورده نمی کنند برای حذف یا اصلاح آن اقدام شود:
- مراحل ارزش افزوده کسب و کار را تعریف کنید
- مراحل ارزش افزوده واقعی (RVA) را شناسایی کنید
- مراحل غیر ارزش افزوده (NVA) را کشف کنید
-
بررسی دلیل ریشه ای
در این تکنیک دلایل ریشه ای که باعث مشکلات مورد بحث شده اند، با بررسی و تخمین زدن احتمالات درباره دلایل بالقوه شناسایی می شوند. تجزیه و تحلیل علت ریشه ای به تحلیلگران اجازه می دهد تا مسائل عمیق پنهان را کشف کنند و بر این اساس یک راه حل ایجاد کنند. این تکنیک می تواند موارد زیر را بررسی کند:
- راهنماها و دستورالعمل ها
- تجهیزاتی مانند دستگاه ها و ابزار ها
- روش هایی مانند درخواست یک سفارش
- فعالیت های کارکنان
- محیط به عنوان فضاهای داخل و خارج از محل
برخی از ابزارهای هوشمند فرآیند می توانند به طور خودکار از تجزیه و تحلیل علت اصلی استفاده کنند.
-
تجزیه و تحلیل مشاهده ای
این تکنیک مراحل نادیده گرفته شده و فعالیت های غایب در فرآیندهای واقعی را نشان می دهد. تجزیه و تحلیل مشاهده ای می تواند نیاز داشته باشد به:
- جمع آوری داده ها از مصاحبه ها، نقشه های فرآیند و سایر اسناد برای مشاهده غیرفعال
- در فرآیند شرکت کنید و گردش کار را به طور فعال نظارت کنید.
تحلیلگران می توانند از تجزیه و تحلیل مشاهده ای برای ارزیابی دقت فرآیند استفاده کنند.
-
تجزیه و تحلیل آزمون تجربه
بررسی تجربه مستلزم مشاهده و مصاحبه با کارکنان با سابقه برای به دست آوردن دانش فرآیند است. کارمندان باتجربه می توانند به شناسایی موارد زیر کمک کنند:
- ناکارآمدی فرآیند و دلایل بالقوه پشت آنها
- فرآیندهای با عملکرد خوب و مسیرهای درست
تحلیلگران می‌توانند دستورالعمل‌های فرآیند خود را بررسی کنند و فرآیند ورود کارکنان خود را بر اساس نتایج به‌روزرسانی کنند.
-
تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده
تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده، که همچنین به عنوان تجزیه و تحلیل شبیه سازی نیز شناخته می شود، تکنیکی برای پیش بینی تاثیر تغییرات بر عملکرد فرآیند است. تجزیه و تحلیل پیش بینی می تواند به توسعه و اولویت بندی استراتژی های بهبود فرآیند کمک کند.
به عنوان مثال، تحلیلگران می توانند:
- مناطقی را که می توانند از اتوماسیون بیشترین بهره را ببرند، شناسایی نمایند
- در مورد نوع تغییر، برای مثال استانداردسازی، تصمیم بگیرند.
نگهداری پیش‌بینی‌کننده، نظارت بر فرآیند پیش‌بینی کننده، و فرآیند کاوی پیش‌بینی کننده، نرم‌افزارهایی هستند که به تحلیلگران اجازه می‌دهند فرآیندهای خود را پیش‌بینی کنند.
-
تجزیه و تحلیل تاثیر
تجزیه و تحلیل تأثیر یک معیار ارزش برای ارزیابی تأثیر تعاملات بین فرآیندها، سیستم ها و برنامه ها است.
تحول دیجیتال شرکت‌ها را به این سمت سوق می دهد که سیستم‌ها و برنامه‌های جدید را پیاده‌سازی کنند. تجزیه و تحلیل تأثیر می تواند استقرار ابزارها و سیستم های جدید را ساده کند و تصمیم بگیرد که چه زمانی آنها را تغییر دهد و به شرکت ها اجازه می دهد وابستگی های خود را درک کنند.
15. تجزیه و تحلیل اثرات وضعیت شکست (FMEA)
این تکنیک یک رویکرد گام به گام برای تعیین محل خرابی های احتمالی طراحی، فرآیند یا خدمات است. تجزیه و تحلیل اثرات وضعیت شکست بر عواقب شکست برای حذف چنین خطاهایی در دراز مدت متمرکز است.
نمودارها و نمودارها
نمودارها و جداول به طور گسترده برای تجسم یا مدل‌سازی فرآیندها استفاده می‌شوند. برخی از این تکنیک های تجسم را می توان برای تجزیه و تحلیل فرآیند استفاده کرد.
-
نقشه برداری فلوچارت
فلوچارت های فرآیند، فرآیندهای ساده را به صورت مراحل جداگانه فرآیند به ترتیب متوالی ترسیم می کنند. نمودارها موارد زیر را ترسیم می کنند:
- ورودی ها و خروجی ها، مانند مواد، محصولات نهایی و خدمات
- افراد درگیر
- نقاط تصمیم گیری
- زمان لازم برای هر مرحله
- شاخص های کلیدی عملکرد فرآیند (KPI)
یک مثال از نقشه برداری فلوچارت
-
نمودار اسپاگتی
نمودار اسپاگتی فرآیندها را به عنوان یک جریان پیوسته از خطوط نشان می دهد. نمودارهای اسپاگتی برای ردیابی مسیر فعالیت ها، وظایف و منابع مفید هستند.
این نمودارها می توانند به شناسایی افزونگی ها و فرصت ها در جریان ارائه شده کمک کنند. با این حال، آنها می توانند برای فرآیندهای پیچیده بسیار پیچیده و بی فایده باشند.
نمونه ای از یک نمودار اسپاگتی
-
نمودار استخوان ماهی
نمودارهای استخوان ماهی روابط علت و معلولی یک موضوع را در فرآیند ارائه شده نشان می دهد. آنها با تجزیه و تحلیل علت اصلی (root analysis) ترکیب می شوند. نمودارهای استخوان ماهی موارد زیر را در نظر می گیرند:
- تجهیزات، مانند نرم افزار و ماشین آلات مورد استفاده
- محیط داخل و خارج از سایت
- اسناد فرآیند، خط مشی ها، قوانین و رویه ها
- کارمندان
با مشخص کردن این عوامل، نمودار به تحلیلگران امکان می دهد تا دلایل اصلی مشکل را تعیین کنند. به عنوان مثال، شکل زیر مسائل بالقوه را برای هر بخش از کار نشان می دهد.
