رهبران کسب‌وکار و کارشناسان BPM باید قبل از انتخاب ابزار و بکارگیری آن در پروژه‌ها، چشم‌انداز رقابتی و الزامات بازار را بصورت دقیق تجزیه و تحلیل نمایند. آخرین آمار ها نشان می دهد:
- تخمین زده می شود که بازار جهانی مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) تا سال 2025 به 14.4 میلیارد دلار افزایش یابد.
- مدیران تجاری علاقه فزاینده ای به BPM (73٪) ابراز کرده اند.
- شرکت ها از BPM برای مدیریت وظایف خود تا 62% و مدل سازی فرآیندهای خود تا 70% استفاده می کنند.
با این حال، تنها 15 درصد از شرکت‌ها از نتیجه تلاش‌های بهبود فرآیند خود راضی بودند. این مقاله 10 روند برتر BPM را پوشش می دهد که آینده BPM را ترسیم می نماید تا به مدیران کمک کند تا تصمیمات مبتنی بر داده در مورد سرمایه گذاری خود را اتخاذ کنند.
هایپر اتوماسیون یکی از 12 گرایش برتر فناوری است و با استفاده از ابزارهای هوشمند زیر فرآیند ها را اتوماتیک می کند، هزینه های عملکردها را کاهش می دهد و کارایی فرایند ها را بهبود می بخشد:
- اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)
- هوش مصنوعی ( AI)
- فرآیند کاوی و فعالیت کاوی (Task Mining)
- دوقلوهای دیجیتال و دوقلوهای دیجیتال یک سازمان (DTO)
- توسعه کم کد و بدون کد
این پلتفرم‌ها پیچیدگی ابتکارات BPM را ساده می‌کنند. بنابراین، کسب‌وکارها فرآیند کاوی (با 39٪) و ابزارهای اتوماسیون (با 56٪) را به عنوان بهترین نرم‌افزار BPM که می‌خواهند از آن استفاده کنند، رتبه‌بندی می‌کنند.
به عنوان مثال، فناوری‌های ابر-اتوماسیون می‌توانند با ارائه درک جامع و مکتوب از اجرای فرآیند عملیاتی و پیش‌بینی مشکلات برای حل و تطبیق به موقع، به یادگیری و کنترل بهتر فرآیندهای تجاری سازمان کمک کنند. تخمین زده می‌شود که سازمان‌ها برخی از این فناوری‌ها را برای طراحی مجدد فرآیندها و کاهش هزینه‌های عملیاتی تا 30 درصد تا سال 2024 اتخاذ کنند.
علاوه بر این، هایپر اتوماسیون ازیک ربات برای تکرار فعالیت های دستی و کارهای قابل پیش بینی برای کاهش خطاها و بهبود کارایی استفاده می کند. بنابراین، ابر اتوماسیون می تواند این اطمینان را ایجاد کند که کارمندان درگیر وظایف ارزش افزوده هستند. به همین دلیل است که نرخ‌های پیاده‌سازی برای اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) تا 53 درصد تسریع شد.
پیش‌بینی می‌شود که تا سال 2024، 75 درصد شرکت‌ها به فناوری‌های کم یا بدون کد متکی خواهند بود.
سیستم‌های کم‌کد/بدون کد، پلتفرم‌های بدون کد با قابلیت‌های کشیدن و رها کردن هستند. سیستم‌های کد پایین می‌توانند تلاش‌ها و زمان اختصاص داده شده برای بهبود و خودکارسازی فرآیندها را کاهش دهند.
به طور معمول، پروژه های BPM به یک تیم بزرگ با تحلیلگران فرآیند کسب و کار و راه حل های پرهزینه یا پیچیده نیاز دارند.
اگرچه، سیستم‌های کم‌کد/بدون کد می‌توانند با سهل کردن BPM با این مشکل مقابله کنند، زیرا به‌طور خودکار نقشه‌ها و داشبوردهای ساده‌ای تولید می‌کنند که همه به راحتی می‌توانند نیاز های خود را برآورده کنند. در نتیجه، همه طرف های مرتبط را قادر می سازد تا فرآیند کسب و کار را درک کرده و در پروژه ها شرکت کنند.
40 درصد از رهبران کسب‌وکار در نظر دارند ابزار BPM فعلی خود را با نرم‌افزار هوشمندتر در دو سال آینده جایگزین کنند.
در ابزارهای معمولی BPM، آپلود داده ها در پلتفرم، درک درست از تجزیه و تحلیل ها و ترکیب آنها در استراتژی و بهبود فرآیند، به زمان و منابع زیادی نیاز دارد.
امروزه فناوری‌های BPM به لطف یکپارچه‌سازی داده‌ها و یادگیری ماشینی به فناوری‌های پیش‌بینی‌کننده و تجویزی‌تر تبدیل می‌شوند. این سیستم‌ها به عنوان BPM هوشمند یا مبتنی بر هوش مصنوعی شناخته می‌شوند که شامل فناوری‌هایی به شرح زیر است:
- فرآیند های هوشمند مانند:
- واکاوی فرآیندی (فرآیند کاوی)
- وظیفه کاوی (task mining)
- دوقلوهای دیجیتال یک سازمان (DTO)
- مدل سازی هوشمند فرآیند کسب و کار
- خودکارسازی فرایند
- تجزیه و تحلیل فرآیند
این ابزارها از اطلاعات عملیاتی برای مدل‌سازی خودکار فرآیندها، اجرای تجزیه و تحلیل و ارائه پیشنهادات استفاده می‌کنند.
به‌عنوان مثال، فرآیند کاوی و نظارت تجویزی امکان تنظیم هشدارها یا اقدامات خودکار برای کارهای انتخابی یا فعالیت‌های تکراری را میسر میکند. به عنوان مثال، با پیوند OTD و سیستم ایمیل، بخش های زنجیره تامین می توانند به طور خودکار مشتریان را از تاخیر از طریق ایمیل مطلع کنند. به این ترتیب، کارمندان زمان صرف شده برای کارهای اضافی و ارسال ایمیل را کاهش می دهند و در عین حال تجربه مشتری را بهبود می بخشند.
با تأثیر اتوماسیون بیش از حد، کم‌کد/بدون کد و هوش مصنوعی/ML، سازمان‌ها تکنیک‌های بهبود، مانند six sigma را با فرآیندهای هوشمند جایگزین می‌کنند.
برای مثال، در سال‌های اخیر، تعداد پروژه‌های BPM که از روش‌های بهبود استفاده می‌کردند، از ۲۱ درصد به ۱۲ درصد در ده سال گذشته کاهش یافته است. در همین حال، استفاده از ابزارهای هوشمند به 28 درصد و اتوماسیون فرآیندها به 33 درصد افزایش یافته است.
روند مشابهی را می توان در جستجوی Google یافت، زیرا فرآیند کاوی، هوشمندی و کشف بصورت موازی با مدیریت فرآیند بوده است (شکل 1 را ببینید). چنین رفتاری حاکی از آن است که این نرم افزارها بازار مدیریت فرآیندهای کسب و کار را در دست گرفته و به بازیگران کلیدی برای مدیریت و بهبود فرآیندها تبدیل می شوند.
شکل 1: جستجوهای مربوط به فرآیند کاوی در حال افزایش است. منبع: Google Trends
همکاری بالاتر می تواند بهره وری و رضایت مشتری را افزایش دهد. با این حال، اجرای آن برای شرکت‌های بزرگ که تیم‌های مختلف در سطح جهانی فعالیت می‌کنند، می‌تواند چالش برانگیز باشد.
علاوه بر این، پس از COVID-19 به یک چالش بزرگ برای مشاغل کوچک یا متوسط تبدیل شده است زیرا کار از راه دور باعث ایجاد تقاضا برای مدیریت بهتر فرآیند کسب و کار و همکاری در عملیات استراتژیک شده است.
بنابراین، انتظار می رود مدیریت فرآیند کسب و کار شامل ویژگی هایی باشد که:
- بهبودها را تعریف کند،
- هشدارهای مربوط به فرآیند را تنظیم نماید،
- به اشتراک گذاری امن اسناد را ایجاد نماید،
- امکان برقراری ارتباط آسان را میسر نماید،
- مدیریت مسائل و کنترل دسترسی را ساده نماید.
به هر حال، 49 درصد از مدیران کسب و کار، همکاری را به عنوان مزیت اصلی بکارگیری BPM می‌دانند.
تاکنون، پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار بر گردآوری داده‌های تاریخی برای درک و مستندسازی دقیق فرآیندها متمرکز بوده‌اند. امروزه، شرکت‌ها برای چابکی و رقابت در بازار، بر نظارت در زمان واقعی و اجرای واقعی تمرکز می‌کنند.
راه حل های BPM شامل قابلیت های مرتبط با کنترل و اتصال ابری برای تکمیل و نظارت بر عملیات تجاری در هر زمان و هر مکان است. بنابراین، متخصصان فرآیند می‌توانند از پروژه‌های بزرگ طراحی مجدد اجتناب کنند و بلافاصله تغییرات تاثیرگذار و سریع ایجاد کنند.
نظارت بر فرآیند پیش بینی کننده یک فناوری نوظهور است که کاربران تجاری را قادر می‌سازد تا یک مشکل را در زمان کوتاه‌تری شناسایی و تصحیح کنند.
افزایش اتوماسیون فرآیند در فرآیندهای کسب و کار داده های بزرگی را تولید می کند که توانایی ضبط هر گونه جزئیات در عملیات را فراهم می کند. در نتیجه، این امر تقاضای بسیار زیادی برای استفاده از این ورودی ها در بازار مدیریت فرآیند کسب و کار ایجاد کرده است.
قابلیت های تجزیه و تحلیل فرآیند در آینده همچنان روند رشد خود را حفظ خواهد کرد، چرا که به صنایع این امکان را می دهد تا مراحل بهبود را بدون اتکا به طراحی مجدد فرآیندهای بزرگ و جامع نظارت و اجرا کنند.
متخصصان فرآیند می‌توانند KPIهای عملکردی مانند کارایی، اثربخشی و انطباق را با تمرکز بر مدیریت هزینه و زمان توسعه دهند. این KPIها ایده هایی را برای توسعه استراتژی‌ها، افزایش تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها و افزایش بهره‌وری تا ۵۰٪ ارائه می‌کنند. با این دید، تیم‌های BPM می‌توانند به راحتی وظایف و فعالیت‌های غیر ارزشی مانند کارهای مجدد، اقدامات تکراری و مراحل غیرضروری را شناسایی کنند.
مشتریان فرآیندهای روان و متصل را به عنوان دلیل رضایت 70 درصدی ذکر می کنند. بهبودهای مشتری مدار می تواند رضایت مشتری و سود اقتصادی را بین 20 تا 50 درصد افزایش دهد.
از سوی دیگر، 41 درصد از شرکت‌هایی که برای تغییر فرآیندهای اولیه خود سرمایه‌گذاری کردند، از عدم دید مشتری شکایت داشتند.
راه‌حل‌های BPM می‌توانند میزان تلاش مشتری را اندازه‌گیری کنند، از بازخورد اهرمی استفاده کنند و آمد و رفت های مشتری را ترسیم کنند تا دیدگاه‌های مشتریان را به پروژه BPM بیاورند. به این ترتیب، رهبران و تحلیلگران کسب و کار می توانند عملیات اولیه و ثانویه خود را دوباره طراحی کنند و فعالیت های پشتیبان خود را برای افزایش تجربه مشتری بازبینی کنند.
تغییر فرآیند می‌تواند سود را تا ۵۰٪ افزایش دهد. با این حال، کارمندان به دلیل هزینه‌های بالا (28%) یا دشواری پذیرش نوآوری‌های فناوری (26%)، اغلب در برابر ابتکارات تحول دیجیتال مقاومت می کنند.
BPM در تلاش‌های ایجاد تحول، بکارگیری فناوری های جدید، توسعه استراتژی جدید و بازتعریف نقش‌های کارکنان، همواره نقش محوری داشته است.
امروزه BPM ارتباط بین کارکنان، فناوری و منابع را تجسم می کند. راه‌حل‌های جدید BPM، تجزیه و تحلیل فرآیند، مدل‌سازی و بهبود را در عین ارائه نقشه‌های پویا ساده می‌کنند. این نقشه‌ها با داشتن جزئیات دیگری مانند KPI، قوانین کسب‌وکار، نقش‌ها و اسناد، قابلیت مشاهده سرتاسر فرآیندها را به ارمغان می‌آورند.
-
BPM با روند پایداری همپای هم پیش می روند
در سال های اخیر، یکی دیگر از روند های رو به رشد پایداری است. 85 درصد از مشتریان نشان می دهند که خرید با شرکت های دوستدار محیط زیست را ترجیح می دهند و شرکت های بزرگ را به تولید و ارائه خدمات و کالاهای پایدار ترغیب می کنند.
علاوه بر این، قوانین و مقررات صنایع را به کاهش تأثیر منفی خود بر محیط زیست از طریق چندین معیار زیست محیطی که در اینجا ذکر شده است سوق می دهند:
کسب و کارهای بزرگ در حال حاضر از هوش مصنوعی AI برای دستیابی به اهداف پایداری بهره می برند. در آینده نزدیک، ما انتظار داریم که BPM هوشمند نقش مهمی برای تضمین پایداری نیز ایفا کند. مدیران کسب و کار می توانند اهداف یا قوانین مورد نظر را به عنوان مدل های ایده آل تعیین کنند و سطوح انطباق بین این مدل های ایده آل و فرآیندهای واقعی آنها را برآورد کنند.
به عنوان مثال، فرآیند کاوی قابلیت‌های اصلی و اضافی را ارائه میکند، مانند بررسی‌های انطباق و تجزیه و تحلیل علل ریشه‌ای، که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا KPI های گزارش‌دهی محیطی، اجتماعی و حاکمیتی را توسعه دهند، مسائل مربوط به انطباق را نظارت کنند، و حوزه‌ها، منابع و افراد مسئول را شناسایی کنند.
