نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا همان ERP با ارائه یک راهکار جامع، طیف وسیعی از فرآیندها، روش‌ها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش قرار می دهد، و ضمن ایجاد هماهنگی بین بخش های مختلف کاری از جمله حسابداری، ارتباط با مشتری، مدیریت تولید و … از ایجاد تناقض بین داده ها جلوگیری می کند و اطلاعات را در قالب یک سیستم یکپارچه و قابل اعتماد به کاربر ارائه می دهد.
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) این امکان را ایجاد می کند که اطلاعات بصورت یکپارچه بین بخش ها و عملکرد های مختلف سازمان و بین مرزهای جغرافیایی جریان داشته باشد. در یک سیستم ERP هیچ معامله ای نادیده گرفته نمی شود. چنین دید دقیق و گسترده ای که توسط بهترین سیستم های ERP جهان ارائه می گردد، مزیت رقابتی قابل توجهی برای شرکت ها و سازمان هایی که از این سیستم ها استفاده می کنند، ایجاد می کند.
از ویژگیهای مهم نرم افزار ERP امکان ارائه گزارش از طریق یک سیستم جامع بصورت مستقل و مجزا برای ماژول های مختلف می باشد. همچنین داده های آپدیت شده در یک ماژول نرم افزار جامع، برای مثال CRM, HR و غیره به پایگاه اطلاعاتی مشترک ارسال می گردد و می تواند توسط دیگر ماژول ها مورد استفاده قرار گیرد.
زمانیکه یک سازمان تصمیم به استفاده از نرم افزار جامع ERP میگیرد، تمام فرآیندهای جاری در سازمان مورد اصلاح قرار می گیرند و تمامی اطلاعات مهم در پایگاه داده مشترک ثبت می گردد و توسط همه ماژول های زیر مجموعه مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین عملیات پشتیبانی نیز با استفاده از این داده ها و ارائه گزارشات دقیق و یکپارچه در سطوح مختلف کاربری و مدیریتی، ارتقاء می یابد و مدیریت بهینه منابع و سودآوری بیشتر را برای سازمان به ارمغان می آورد.
به این ترتیب ویژگی اصلی سیستم های ERP داشتن یک پایگاه داده مشترک است که ماژول های مختلف از طریق آن به داده ها دسترسی پیدا می کنند و نیاز به ورود اطلاعات چند باره حذف می گردد و از این طریق صرفه جویی در زمان و بالارفتن دقت در بخش های مختلف سازمان بوجود می آید.
گزینه‌های پیاده‌سازی نرم افزار ERP شامل استقرار در محل (خرید لایسنس)، ابری و ترکیبی از هر دو مورد مانند (PaaS (platform as a service و (IaaS (infrastructure as a service می‌باشد.
با توجه به اهمیت بکارگیری یک سیستم یکپارچه و جامع توسط صنایع مختلف، شرکت های بزرگ نرم افزار در سطح جهانی اقدام به ارائه نرم افزار یکپارچه ERP نموده اند و با بروز رسانی مداوم سیستم های خود سعی دارند جدید ترین و به روزترین امکانات و قابلیت ها را برای صنایع بزرگ، متوسط و کوچک ارائه دهند و موقعیت خود را در بازار جهانی حفظ نمایند. غول های نرم افزاری جهان از جمله شرکت های مایکروسافت و اوراکل با ارائه سیستم های ERP جامع و کاربر پسند از پرچمداران این حوزه هستند. امروزه بخش اصلی رقابت در نرم افزارهای ERP متمرکز بر حوزه سیستم های مناسب برای صنایع کوچک و متوسط SME ها است و سیستم های ERP سریع و ساده و سبکی که می توانند تجربه خوبی برای استفاده از بهروش ها و استاندارد های بین المللی برای همه کسب و کارها ارائه دهند در مرکز توجه می باشند.
در بازار ایران با توجه به این امر که نرم افزارهای غیر بومی مطابق با ساختار و زبان کشور ما نمی‌باشند و به دلیل عدم دسترسی به منبع کد نرم افزار، امکان تغییر و سفارشی‌سازی برای نیاز شرکت‌های فعال در ایران وجود ندارد، و همچنین مشکلات تامین و دسترسی به نرم افزار های خارجی و هزینه بالای خرید و راه اندازی آنها، تمایل به استفاده از نرم افزار های داخلی افزایش یافته است و بخصوص صنایع متوسط و کوچک بیشتر به دنبال راه کارهای داخلی برای راه اندازی یک سیستم جامع و یکپارچه که پاسخگوی نیاز های مختلف سازمانی شان باشد هستند. اما این نکته هم باید مد نظر قرار گرفته شود که در بازار ایران تعریف نرم افزار ERP در حد نرم افزار های یک پارچه – یعنی نرم افزاری که نیاز به تمام ماژول‌های مورد نیاز سازمان را به شکل یک پارچه مرتفع کند – پایین آورده شده است. این سطح از نرم افزار صرفا سطح یکپارچگی یا (integrated Management Systems) MIS است. نقطه ضعف این سطح از مکانیزاسیون این است که انعطاف لازم برای پوشش نیاز و صلاح سازمان را ندارد و در سازمان بزرگ که معمولا نیازها خاص هستند و به راحتی نمی‌توان شرایط سازمان را به شرایط نرم افزار تغییر داد مشکل ساز می‌شود.
در سطح MIS نرم افزار امکان تغییر ندارد و سازمان باید خود را با نرم افزار تطبیق دهد؛ ولی در سطح ERP با لحاظ استانداردها و شرایط سازمان و با اولویت مدیریت منابع سازمان نرم افزار خودش را برای انطباق با نیاز سازمان تغییر می‌دهد.
