عدم داشتن توانایی لازم در گرفتن تصمیم های مهم و ضروری در زمینه کسب و کارهای مختلف، عدم داشتن ساختاری جامع و یکپارچه و هم چنین قابلیت منسجم بودن داده ها و اطلاعات در صنف های مختلف و در نتیجه بدست آوردن پایین ترین میزان سود ممکن، از سری مشکلات رایج در زمینه مدیریت و تخصیص منابع و داده های مختلف سازمان ها بوده است. مدیران کسب و کارهای مختلف می بایست یک نرم افزار ERP جامع و یک پارچه ای را برگزینند که قابلیت تطبیق با آخرین تغییرات و بروز رسانی های روز دنیا را داشته باشد و همین طور بتوان با تمرکز بر بخش های مختلف کسب و کار، راهکارها و قابلیت های مدیریتی ویژه را اعمال نمود و مورد ارزیابی قرار داد تا بتوان بالاترین میزان سودآوری را کسب نمود.
تصمیم به استفاده از یک سیستم ERP جدید ممکن است جهت ارتقاء سیستم موجود در سازمان اتخاذ گردد و یا زمانی باشد که سازمان به دنبال پیاده سازی اولین پلتفرم ERP خود می باشد تا به این ترتیب از ویژگی ها و امتیازاتی که این سیستم ها ارائه می نمایند، در جهت رشد و توسعه خود بهره ببرد. در هر صورت دو نکته مهم باید در زمان استفاده از ابزار ERP مورد توجه قرار گیرند. اول، این سیستم ها قابلیت های اثبات شده ای دارند که به صنایع و بیزینس ها کمک می کنند تا به بهره وری عملیاتی بهتر و پیشرفته تری دست یابند و مزایای بیشمار دیگری برای این سازمان ها به ارمغان می آورند. ثانیا، با وجود اینکه در حال حاضر چندین دهه است که این سیستم ها مورد استفاده قرار می گیرند، آنها همچنان برای درک کامل و مورد استفاده قرار گرفتن پیچیدگی های خاص خود را دارند.
نکته مهم در مورد سیستم های ERP در مقایسه با دیگر نرم افزار ها همچون CRM این است که خرید یک نرم افزار جامع ERP به معنای انجام یک سرمایه گذاری بزرگ برای هر سازمانی است، و بر خلاف دیگر سیستم ها نمی توان به راحتی یک سیستم را کنار گذاشت و سیستم دیگری را جایگزین آن نمود، مگر اینکه ضرر به نسبت بزرگی به سازمان وارد گردد.
دلایل گوناگونی وجود دارد که یک سازمان را متمایل به استفاده از یک سیستم ERP می کند، از جمله این دلایل می توان به ارتقاء عملکرد سازمان، آماده سازی سازمان یا بیزینس مورد نظر برای توسعه، بهبود ارائه خدمت به مشتری ها (customer service)، و همچنین ساده کردن فرآیند کار کارکنان اشاره نمود.
جستجو، ارزیابی و خرید و راه اندازی یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ERP یک فرایند حساس و دقیق است که نیازمند کار کارشناسی حرفه ای و بررسی همه جانبه گزینه های موجود است چرا که نمی توان یک نرم افزار ERP را به عنوان راه حل کلی برای همه صنایع و همه سازمان ها معرفی کرد، بخصوص زمانیکه نرم افزار های مختلف در فرم های گوناگونی ارائه می شوند که هر کدام نقاط ضعف و قوت و قابلیت های خاص خود را دارند و انتخاب باید با در نظر گرفتن مسائلی چون بزرگی سازمان، صنعت مد نظر، اولویت های سازمانی و سطح ارتباطات بین المللی سازمان صورت گیرد.
