هر سازمانی نیازهای منحصر به فرد خود را دارد، اما نکات کلی هم وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند: هزینه های سیستم، پیاده سازی، قابلیت پیکربندی، کاربرپسند بودن، جدول زمانی، مدیریت پروژه، به‌روزرسانی‌ها، انتقال داده ها، و افزونه ها مسائلی هستند که همواره باید مورد توجه قرار بگیرند.

چه نکاتی را باید در زمان انتخاب ERP مناسب (برنامه ریزی منابع سازمان) برای کسب و کارتان در نظر بگیرید:

9 سوالی که باید از فروشندگان ERP بپرسید:

هر سازمانی نیازهای منحصر به فرد خود را دارد، اما نکات کلی هم وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند:

هزینه های سیستم: فروشنده چگونه هزینه محصولی که الان می خواهیم را دریافت می کند و پاسخگویی شرکت فروشنده به قابلیت هایی که در آینده می خواهیم اضافه کنیم چگونه خواهد بود؟ بروزرسانی ها، ورژن های جدید و بر طرف کردن باگ ها به چه صورت انجام می شود؟

پیاده سازی: هزینه مورد انتظار برای اجرای سیستم چقدر است؟ چگونه ممکن است این هزینه پس از اجرای پروژه افزایش یابد، و چگونه می توانیم از افزایش بیش از حد هزینه ها جلوگیری کنیم؟

قابلیت پیکربندی: آیا فروشنده نیازهای و فرآیندهای خاص ما را درک می کند و آیا سیستم به اندازه کافی برای پشتیبانی از آنها انعطاف پذیر است؟ سفارشی سازی ها به چه صورت توسط تیم پیاده سازی فروشنده انجام می شود؟

کاربرپسند بودن: یادگیری و استفاده از سیستم چقدر آسان است؟ آیا سیستم دارای یک رابط کاربری بصری مطلوبی هست که پذیرش گسترده را ترغیب نماید؟

جدول زمانی: پیاده سازی سیستم چقدر طول می کشد و آیا در زمان پیاده سازی عملیات کسب و کار مختل می گردد؟ پیاده سازی  برای مشتری های مشابه چگونه پیش رفته است؟ از سازمان یا شرکت ما انتظار ارائه چه منابعی وجود دارد؟

مدیریت پروژه: آیا فروشنده در ایجاد نقاط عطف هایی برای موفقیت کسب و کار ما به گونه ای که همه شاهد پیشرفت باشند کمک خواهد کرد؟

به‌روزرسانی‌ها: فروشنده چگونه به‌روزرسانی‌ها را ارائه می‌کند و آیا بابت ارائه ویژگی های جدید هزینه اضافی دریافت می گردد؟ آیا به روز رسانی ها برای نصب و اضافه شدن به سیستم نیاز به کار تخصصی و حضور کارشناسان شرکت ارائه دهنده دارد؟

انتقال داده ها: فروشنده چگونه داده ها را از سیستم های کسب و کار قدیمی به ERP جدید منتقل می کند؟ آیا ارائه دهنده با سیستم های موجود ما آشنایی و تجربه کار دارد؟

افزونه ها: آیا فروشنده ماژول های مختلفی را ارائه می دهد که بتوانیم در زمان نیاز به سیستم اضافه کنیم؟ آیا شبکه وسیع و غنی برای ارائه ادغام های از پیش طراحی شده و عملکردهای خاص وجود دارد؟ امکان اضافه کردن کاربرهای جدید و یا عملکرد جدید بصورت آسان و بدون مشکل وجود دارد؟

قابلیت های کلیدی ERP

به چه عملکردی نیاز دارید؟ این گزینه های محبوب را در نظر بگیرید.

حسابداری. AP و AR خودکار به صورت اتوماتیک کار به روز رسانی عمومی دفتر کل و دفاتر فرعی با معاملات در حال جریان را انجام می دهد.

برنامه ریزی و تحلیل مالی. پیش بینی فروش آینده، هزینه ها و نیازهای تعداد کار، پایه پروژه، بهترین و بدترین نتایج ممکن.

مدیریت موجودی. ردیابی حرکت محصولات در سراسرزنجیره تامین، نظارت سطوح موجودی فعلی.

مدیریت سفارش. سفارشات را به بهترین مکان برای انجام ارسال می کند، پیگیری سفارشات از دریافت تا تحویل صورت می گیرد.

اتوماسیون خدمات حرفه ای. نظارت بر پیشرفت پروژه، مدیریت صورتحساب و هزینه های پروژه.

تولید. برنامه های تولید را ایجاد می کند، همه منابع مورد نیاز برای رسیدن به برنامه تولید را هماهنگ می کند.

CRM.  ثبت تمام ارتباطات با مشتریان و مشتریان بالقوه، مدیریت سرنخ های فروش و کمپین های بازاریابی اساسی.

سیستم های ERP بصورت ماژولار طراحی می شوند، بنابراین می توانید با تامین مالی اصلی شروع کنید و برای سایر جنبه های کسب و کار در زمان نیاز ماژول هایی را اضافه کنید.

ویژگی های اصلی یک سیستم ERP مدرن

سه نکته کلیدی برای متقاعد کردن افراد تاثیر گذار بد بین به سیستم جدید

• نقاط مشکل ساز و نحوه رفع آنها توسط یک سیستم ERP را برجسته کنید.
• هزینه‌های کامل، از جمله اجرا و آموزش را تخمین بزنید.
• برای کاهش نگرانی‌ها و نشان دادن ارزش ایجاد تغییر از ارجاعات و منابع ارائه شده توسط فروشنده استفاده کنید.

علت را مشخص کنید: کار فشرده و/یا فرآیندهای مستعد خطا؛ کارکنان داده ها را بصورت دستی بین عملکردهای گوناگون انتقال می دهند. ابزار ناکافی دید لازم را برای کسب و کار ارائه نمی دهند. ایجاد مشکل از طریق داده های تجاری ناقص یا غیر دقیق

گزینه های ERP را مجدد ارزیابی کنید: ماژول های مورد نیاز برای استفاده در لحظه و همچنین پیش بینی ماژول های مورد نیاز برای سال های آینده را لیست کنید. برای پیاده سازی های جدید، ERP مبتنی بر ابر با توجه به امنیت آن، مقیاس پذیری و مقرون به صرفه بودن انتخاب منطقی  است.

استراتژی خود را تأیید کنید: رونمایی یک ERP مرحله‌ای ریسک کمتری نسبت به استقرار یکباره و ایجاد یک تغییر بزرگ”بیگ بنگ” دارد، اما ممکن است منجر به بازپرداخت کندتر شود. استفاده از سیستم های قدیمی به صورت موازی برای یک مدت زمان معین ممکن است سودمند باشد.