تجزیه و تحلیل شکاف شامل مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد بالقوه است تا سازمان‌ها بتوانند فاصله بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را برنامه‌ریزی کنند.

تجزیه و تحلیل شکاف شامل مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد بالقوه است. به عنوان مثال، یک شرکت بهترین استفاده را از منابع فعلی نمی‌کند، ممکن است کمتر از پتانسیل ایده‌آل عمل کند. به عبارت دیگر، تجزیه و تحلیل شکاف فرآیندی است که افراد برای بررسی وضعیت فعلی خود (یا فرآیند همانطور که هست) با وضعیت مطلوب خود (فرآیند آینده) یک شرکت استفاده می کنند.

یکی از تکنیک های موثر برای تبدیل مشاهدات به نتایج، توسعه و پر کردن نمودارهای BPMN As-Is و To-Be است. نمودار As-Is وضعیت فعلی فرآیند، ساختار و قابلیت های سازمان را توصیف می کند. نمودار To-Be وضعیت آینده را توصیف می کند. به عبارت دیگر، فرآیند، ساختار و قابلیت های سازمان در آینده چگونه خواهند بود. این مطالعه از فرآیند – همانطور که هست – و آینده، منجر به شناسایی تفاوت بین وضعیت کسب و کار فعلی و هدف می شود، که به عنوان شکاف شناخته می شود، و بخش مهمی از هر ابتکار مهندسی مجدد/بهبود فرآیند کسب و کار است.

فرآیند As-Is/To-Be چیست؟

حالت همانطور که یک فرآیند است، حالت «اکنون» است. قبل از اینکه هر گونه تغییر یا بهبودی ایجاد کنید، این فرآیند چگونه عمل می کند. از سوی دیگر، فرآیند آینده، وضعیت آینده و مطلوبی است که باید به آن برسیم.

“همانطور که هست” به شما امکان می دهد دید دقیقی از نحوه عملکرد فرآیند در حال حاضر داشته باشید. هنگامی که از قبل نحوه فرآیند را می دانید، می توانید آن را تجزیه و تحلیل کنید و بهبودهای خاصی را پیشنهاد دهید. BPMN پرکاربردترین نماد برای مستندسازی تحلیل GAP است.

شکاف به فضای بین «جایی که هستیم» (وضعیت فعلی) و «جایی که می‌خواهیم باشیم» (وضعیت هدف) اشاره دارد. یک شرکت می تواند وضعیت فعلی خود را – با اندازه گیری زمان، پول و نیروی کار – تشخیص دهد و آن را با وضعیت هدف خود مقایسه کند. با تعریف و تجزیه و تحلیل این شکاف ها، تیم مدیریت می تواند یک برنامه عملیاتی برای پیشبرد سازمان و پرکردن شکاف های عملکردی ایجاد کند.

نمودار فرآیند کسب و کار چیست؟

نشان‌گذاری مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار (BPMN) یک روش برای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار است. این برنامه از مشخصات فرآیندهای تجاری در یک نماد گرافیکی (نمودار فرآیند کسب و کار) بر اساس مفهوم نمودارهای فعالیت از زبان مدلسازی واحد   (UML)پشتیبانی می کند. BPMN به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که رویه‌های تجاری داخلی خود را با استفاده از یک نماد گرافیکی ترسیم کنند و به سازمان‌ها این توانایی را می‌دهد که این رویه‌ها را به شیوه‌ای استاندارد با یکدیگر به اشتراک بگذارند. به این ترتیب همه ذینفعان کسب و کار، متخصصان فناوری اطلاعات و سایر اعضاء در کسب و کار به طور مؤثر ارتباط برقرار می کنند و سازمان ها می توانند شفاف تر، سریع تر و بهتر تغییرات را ایجاد کرده و بپذیرند.

مثال تجزیه و تحلیل BPMN  شکاف  – فروشگاه آنلاین

مثالی که می خواهیم نشان دهیم در مورد یک فروشگاه آنلاین است که کالاها را بصورت مجازی به فروش می رساند. این فرآیند با دریافت سفارش خرید از مشتری توسط نماینده فروش آغاز می شود و با بررسی سطح موجودی ادامه می یابد. اگر موجودی کافی برای پاسخگویی به سفارش موجود باشد، نماینده فروش آنها را بسته بندی می کند. این فرآیند با ارسال آنها همراه با فاکتور به پایان می رسد. در صورت ناکافی بودن موجودی، نماینده فروش اصلاح سفارش خرید را به مشتری پیشنهاد می کند.

فرآیند فعلی را با فرآیند آینده (مطلوب) تقویت کنید

بیایید بگوییم که تجارت ما آنقدر رشد کرده است که اکنون باید یک انبار داشته باشیم تا سهام خود را در سطح مناسب نگه داریم. بنابراین ما به دنبال راه‌هایی برای بهبود فرآیند فعلی (همانطور که هست) با تخصیص منابع جدید – انبار به فروشگاه آنلاین هستیم تا بار سنگین نمایندگان فروش را کاهش دهیم و مدیریت موجودی را به شکل بهتری انجام دهیم.