چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) رویکردی است که سازمان ها برای ایجاد، مدیریت و بهبود فرآیندهایشان مورد استفاده قرار می دهند. BPM شامل تجزیه و تحلیل هر کدام از فرآیندها بصورت مجزا، و همچنین در نظر گرفتن نقشی است که در عملکرد کلی سازمان ایفا می کنند. یک بخش اساسی BPM بررسی مداوم فرآیند ها با هدف بهینه سازی هر چه بیشتر است. این امر می تواند به سادگی حذف یک مرحله در فرآیند باشد و یا حتی منجر به بازسازی فرآیند از ابتدا تا پایان شود.
قبل از اینکه بیشتر در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار صحبت کنیم، ابتدا باید تعریف کنیم که یک فرآیند در چارچوب BPM چیست.
فرآیند کسب و کار چیست؟
فرآیند کسب و کار مجموعه ای است از مراحل تکرار پذیر که برای دستیابی به یک هدف خاص طراحی گردیده اند. ویژگی اصلی فرآیندهای کسب و کار تکرارپذیری آن است. آنها باید بطور منظم و همیشه یا یک روش مشابه انجام شوند. در ادامه بعضی از فرآیندهای معمول کسب و کار لیست شده اند:
- استخدام کارمندهای جدید
- انتشار کد
- رسیدگی به شکایات مشتری
- مونتاژ محصول
- درخواست های مالی
اکنون که تعریف فرآیند کسب و کار مشخص گردید، می‌توانیم نحوه عملکرد BPM را با استفاده از چرخه حیات مدیریت فرآیند کسبوکار توضیح دهیم.
چرخه BPM مجموعه ای است از عملکردهای تکرار شونده که در 6 مرحله انجام می شوند. به این ترتیب چرخه می تواند بجای اینکه با اتمام فاز آخر به پایان برسد، مجددا تکرار گردد.
مراحل شش گانه:
- تجزیه و تحلیل
- طراحی
- مدل سازی
- پیاده سازی
- نظارت و کنترل
- پالایش و بهبود
تجزیه و تحلیل
تمامی فرآیندهای کسب و کار باید برای اثربخشی و بهینه سازی مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند. قدم اول بررسی این موضوع است که آیا فرآیند مورد نظر با اهداف و مقاصد سازمان همراستا است یا خیر. بعد از این مرحله با بررسی عمیق تر مشخص می شود آیا تک تک فرآیندها به درستی کار می کنند یا خیر.
در نتیجه فرآیند تجزیه و تحلیل، فرصت های بهبود روند کار شناسایی می شوند و مشخص می گردد فرآیند ارتقاء داده شده چطور می تواند در عملکرد کلی سازمان تاثیر بگذارد.
طراحی
اکنون که برخی فرصت‌ها را برای بهبود شناسایی کرده‌اید، می‌توانید ایده‌هایی برای بهبود و بهینه‌سازی فرآیند ایجاد کنید. ایده پردازی می تواند در حد اجرای اتوماسیون برای حذف مراحل کار دستی پیچیده باشد، و یا به سادگی حذف یک مرحله اضافی و غیر ضروری باشد. هدف اصلی این مرحله تعیین ایم موضوع است که آیا فرآیند “همانطور که هست” خوب است یا باید به شکل دقیق تر و بهتری دوباره طراحی گردد تا به حد مطلوب برسد.
مدل سازی
حالا می توانید طرح هایی که آماده کرده اید را عملی کنید و یا میزان تاثیر گذاری تغییرات بر روی فرآیندها و کل سازمان را شبیه سازی کنید. تکنیک های مدل سازی بر حسب فرآیندی که قرار است اصلاح گردد متفاوت می باشند.اگرچه، اجرای موارد آزمایشی و نمونه‌های اولیه راه‌های خوبی برای مشاهده عملکرد تغییرات پیشنهادی هستند. این مرحله برای اصلاح ایده های طراحی شده و تبدیل مفاهیم شما به تغییرات قابل اجرا مهم است.
پیاده سازی
زمانی که مدل سازی ثابت کرد تغییرات پیشنهادی می توانند تاثیر مثبتی بر فرآیند ها و بطور کلی سازمان داشته باشند، زمان اجرای تغییرات فرارسیده است.برای اجرای فرآیندهای جدید و یا فرآینده های اصلاح شده در بهترین حالت ممکن باید از نرم افزاری استفاده کرد که به شما این امکان را می دهد تا به راحتی فرآیندها را ایجاد و اصلاح نمایید. در بهترین حالت، نرم افزار مورد استفاده باید یک تاریخچه نسخه کامل هم در اختیار شما قرار دهد تا در صورت لزوم بتوانید به نسخه قبلی فرآیند مراجعه کنید.
نظارت و کنترل
زمانیکه فرآیند ها اجرا شدند نیاز خواهید داشت تا فرآیند مورد نظر را نظارت کنید و بر روی آن کنترل داشته باشید تا از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل کنید. نرم افزار مورد استفاده باید این قابلیت را داشته باشد تا به شما بگوید چه زمانی یک فرآیند شروع به کار کرده است، وضعیت جاری فرآیند چیست، چه کسی بر روی فرآیند مشغول به کار است، آیا فرآیند مورد نظر طبق برنامه اجرا می شود، و غیره. در اختیار داشتن این اطلاعات به شما کمک می کند تا در صورت نیاز اقدامات لازم را انجام دهید. این امر به ویژه برای فرآیندهای حساس تجاری یا حساس به زمان مهم استاز طریق نظارت و کنترل عملکرد فرآیند، سازمان می تواند از طریق طراحی مجدد و مهندسی مجدد به بهبود یا خلق فرآیند های مورد نیاز بپردازد.
پالایش و بهبود
زمانی که اجرا و پیاده سازی با موفقیت صورت گرفت زمان آن رسیده است تا مراحل دوباره از ابتدا شروع شوند. یکی از ویژگی های اصلی BPM این است که بصورت پیوسته در جستجوی بهبود عملکرد است. کسب و کارها وقتی ساکن می شوند دچار رکود می شوند. در نتیجه، BPM هایی که به درستی طراحی و اجرا شده باشند این قابلیت را دارند تا سازمان را به سمت افق های جدید سوق دهند.
