BPMS مخفف عبارت Business Process Management System به معنی سیستم یا نرم افزار مدیریت فرآیند های کسب و کار و به عبارتی ابزاری برای اتوماسیون فرایندهای کسب و کار است. این نرم افزار به شرکت‌ها در طراحی، مدل سازی، اجرا و اتوماسیون کمک می‌کند و با بررسی فرایندهای تکرار شونده این امکان را فراهم می کند تا فرایندهای جاری بصورت اتوماتیک و روان صورت گیرند و هزینه ها تا حد امکان کاهش پیدا نمایند.
در واقع این سیستم به سازمان‌ها و کسب و کارها اجازه می‌دهد تا تمامی فرآیندهای کاری خود را به صورت قابل پیش‌بینی مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و اجرا کنند و در نهایت اثربخشی آنها را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت ضرورت اصلاحات لازم را انجام دهند.
مدیریت فرآیند کسب و کار درواقع هنر ایجاد، سازماندهی و اتوماسیون فرآیند های تجاری تکرار پذیر جهت ارتقاء کارایی و همچنین افزایش سرعت در انجام کارها است. مدیریت فرآیند کسب و کار بر فعالیت های زیر اتکا دارد:
- شناسایی عملکردهای تکرار شونده در سازمان
- سازماندهی آن عملکردها به صورت متوالی در بلوک های کاری، معروف به گردش کار
- خودکارسازی این گردش‌ها به طوری که بتوانند با حداقل دخالت انسانی اجرا شوند
در مقابل نرم افزار یا سیستم ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) یک پایگاه داده مرکزی است که کارکنان را از سراسر سازمان با داده هایی که برای انجام وظایفشان نیاز دارند تغذیه می کند. ERP یک مرکز داده یکپارچه است که برای مدیریت منابع داخلی و خارجی سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
با بیان ساده تر می شود اینگونه عنوان کرد که BPMS بر فرایند انجام کار تمرکز دارد و هدف آن بهینه سازی و تقویت و خودکار سازی فرآیندهای انجام کار است، در حالیکه تمرکز ERP بر یکپارچه سازی داده های داخلی و خارجی مورد استفاده در سازمان یا کسب و کار است. به این ترتیب سیستم ERP یک سیستم ذخیره سازی تمام داده های مرتبط با سازمان است، و BPMS ابزاری عملی برای اندازه گیری و بهبود تمامی فرایندهای کسب و کار در شرکت یا سازمان است. تفاوت اصلی بین نرم افزار های ERP و BPMS را می توان در این معنا یافت که BPMS نیازی به ذخیره سازی تمامی داده های سازمان یا شرکت ندارد. در عوض BPM به این منظور طراحی گردیده است تا فرایندهای تجاری شرکت را اصلاح و خودکار نماید.
در جدول زیر بصورت خلاصه مقایسه‌ای از دو سیستم BPMS و ERP را مشاهده می‌نمایید.
| حوزه های قابل بررسی | BPMS | ERP |
| کاری |
|
|
| فنی |
|
|
| پیاده سازی |
|
|
