ERP بر مدیریت منابع و داده‌ها تمرکز دارد، اما BPMS بر جریان کار و فرآیند تمرکز می‌کند. BPMS مشخص می‌کند چه کاری، در چه زمانی، توسط چه کسی و با چه ترتیبی انجام شود. این دو سیستم رقیب هم نیستند، بلکه مکمل یکدیگرند و در کنار هم بیشترین ارزش را ایجاد می‌کنند.

BPMS باعث شفاف شدن فرآیندها، کاهش وابستگی به افراد، کنترل بهتر عملکرد و امکان بهبود مستمر می‌شود. مدیران می‌توانند وضعیت فرآیندها را به‌صورت لحظه‌ای مشاهده کنند و نقاط گلوگاه را شناسایی کنند. این شفافیت پایه تصمیم‌گیری دقیق و اصلاح ساختاری است.

BPMS زمانی به عامل پیچیدگی تبدیل می‌شود که بدون اصلاح فرآیندها، بدون معماری مناسب یا بدون توجه به تجربه کاربران اجرا شود. در این حالت، سازمان به‌جای فرآیندهای دستی پیچیده، با فرآیندهای دیجیتال پیچیده‌تری مواجه می‌شود که بهره‌وری را کاهش می‌دهد.

اگر BPMS درست طراحی شده باشد، تغییر فرآیندها ساده‌تر از حالت دستی خواهد بود. یکی از مزایای اصلی BPMS همین انعطاف‌پذیری در بهبود مستمر است، بدون نیاز به توقف عملیات سازمان.

بله، آموزش کاربران و درگیر کردن آن‌ها در طراحی فرآیند نقش حیاتی دارد. بدون آموزش مناسب، کاربران سیستم را دور می‌زنند و از ابزارهای غیررسمی استفاده می‌کنند.

BPMS با ارائه گزارش‌ها، شاخص‌های عملکرد و داشبوردهای تحلیلی، تصویر دقیقی از وضعیت واقعی فرآیندها در اختیار مدیران قرار می‌دهد و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را ممکن می‌سازد.