نرم افزار BPM معمولاً توسط شرکت های با اندازه متوسط تا بزرگ برای کمک به خودکارسازی فرآیندهای تجاری از طریق سبک های مختلف برنامه های گردش کار استفاده می شود. فرآیندهایی که با استفاده از موارد فوق گروه‌بندی، تجزیه و تحلیل یا بهبود می یابند، شامل چرخه حیات کامل فرآیندها میشود: ورود کارکنان، گزارش هزینه، درخواست‌های مرخصی یا PTO، مدیریت حساب، سیستم‌های صورت‌حساب، منشاء وام، مدیریت انطباق، CRM، مدیریت پروژه، گردش‌های کاری، ...
یک BPM پایه دارای مجموعه ابتدایی ابزارهایی است که در درجه اول برای بهبود یا راه اندازی یک برنامه جدید فناوری اطلاعات طراحی شده اند. اغلب توسط شرکت های کوچکتر و توسط کاربران غیر IT استفاده می شود. BPMS مجموعه ای قوی تر از نرم افزارهای فرآیند کسب و کار است که برای هماهنگی بین گروه های IT و غیر IT به منظور تجزیه و تحلیل طولانی مدت فرآیندها با هدف بهبود مستمر سیستم طراحی شده است.
BPMS مخفف سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار است و ابزاری است برای خودکارسازی مدیریت فرآیند کسب و کار و پشتیبانی از آن در تمام مراحل - از نقشه برداری و مدل سازی گرفته تا نظارت بر عملکرد فرآیند و بهینه سازی است.
۵ مرحله در مدیریت فرآیند کسب و کار مرحله ۱: طراحی. تحلیلگران کسب و کار قوانین فعلی کسب و کار را بررسی می کنند، با سهامداران مختلف مشورت می کنند و نتایج مورد نظر را با مدیریت در میان میگذارند. مرحله ۲: مدل سازی مرحله ۳: پیاده سازی مرحله ۴: نظارت مرحله ۵: بهینه سازی
هماهنگی فرآیندهای کسب و کار با کمترین هزینه بهبود بهرهوری با شناسایی و حذف تنگناها خودکارسازی گردش کار برای کارآمدتر شدن پیگیری انطباق و استانداردهای نظارتی در صنعت شما بهبود مدیریت مشتری و کارکنان و میزان رضایت اطمینان از سازگاری و قابلیت اطمینان فرآیندها بین بخش یا برای آموزش استخدام جدید