سیستمهای اتوماسیون اداری معمولاً محدود به ارسال و دریافت نامهها و مکاتبات سازمانی هستند، در حالی که BPMS فراتر میرود و کل چرخهی فرآیندهای کسبوکار را از مدلسازی تا اجرا و پایش در بر میگیرد. BPMS انعطافپذیرتر، تحلیلیتر و قابل اتصال به سایر سیستمهاست و برای بهینهسازی واقعی فرآیندها طراحی شده است.