سفارشیسازی در سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان به تغییرات و تعدیلاتی اشاره دارد که برای انطباق بهتر نرمافزار با نیازهای خاص سازمانها انجام میشود. سفارشیسازی میتواند از تغییرات ساده مانند تنظیمات فرمها و گزارشات، تا توسعه کدهای جدید و تغییرات در سطح منطق کسبوکار را شامل شود. بطور کلی سه دسته سفارشیسازی در سیستمهای ERP ارائه میشود که در ادامه به شرح هر یک از آنها پرداخته میشود:
۱. سفارشیسازی پیکربندی (Configuration customization)
این نوع سفارشیسازی بدون تغییر در کد نرمافزار و از طریق تغییر در تنظیمات و پارامترهای موجود انجام میشود. این روش معمولا توسط خود سازمان و بدون نیاز به توسعهدهندگان انجام میشود. برخلاف سفارشیسازی در سطح کد، در پیکربندی نیازی به دستکاری کد اصلی نرمافزار نیست و همه تغییرات از طریق ابزارها و تنظیمات ارائهشده توسط خود نرمافزار انجام میشوند. این امر نگهداری و بهروزرسانی سیستم را آسانتر میکند. همچنین سیستمهای ERP برای استفاده در طیف گستردهای از سازمانها طراحی شدهاند.
به همین دلیل، بسیاری از پارامترها و تنظیمات بهطور پیشفرض در دسترس هستند تا سازمانها بتوانند فرآیندهای خاص خود را پیکربندی کنند. بهعنوان مثال، تنظیم واحدهای پولی مختلف، تنظیم قوانین مالیاتی خاص، ایجاد گردشکارهای سفارشی و تعریف مجوزهای دسترسی به اطلاعات. یکی از مزیتهای سفارشیسازی پیکربندی این است که تغییرات اعمالشده در یک ماژول معمولاً بهطور خودکار با سایر ماژولها یکپارچه میشود. برای مثال، تنظیمات مربوط به واحدهای پولی در ماژول حسابداری بهطور خودکار در ماژول فروش و خرید نیز تأثیرگذار خواهد بود.
برخی از انواع سفارشیسازیهای پیکربندی در ERP عبارتند از:
- تعریف و تنظیم پارامترهای سیستم: این موضوع شامل تنظیم مواردی مانند واحدهای پولی، زبانها، نرخهای مالیاتی و زمانبندی گزارشها است. سازمانها میتوانند بسته به نیاز خود این پارامترها را برای مناطق مختلف جغرافیایی یا عملیات مختلف تنظیم کنند.
- تعریف گردشکار (Workflow): بسیاری از سیستمهای ERP به سازمانها امکان تعریف و پیکربندی گردشکارهای خاص را میدهند. برای مثال، فرآیند تصویب سفارشات خرید، فرآیند تأیید صورتحسابها یا مدیریت درخواستهای مرخصی. این گردشکارها میتوانند بر اساس قوانین و سلسلهمراتب داخلی سازمان تنظیم شوند.
- مدیریت کاربران و سطوح دسترسی: تنظیمات مربوط به کاربران و مجوزهای دسترسی یکی از مهمترین بخشهای پیکربندی در سیستمهای ERP است. سازمانها میتوانند نقشها و سطوح دسترسی مختلفی را برای کاربران تعیین کنند تا هر کاربر فقط به بخشهایی از سیستم دسترسی داشته باشد که برای وظایفش ضروری است.
- تنظیمات رابط کاربری: در برخی سیستمهای ERP، امکان پیکربندی رابط کاربری برای انطباق با نیازهای کاربران فراهم است. بهعنوان مثال، تغییر نمایش فرمها، فیلدها و گزارشها میتواند به بهبود کارایی کاربران کمک کند.
- پیکربندی گزارشها و داشبوردها: سازمانها میتوانند گزارشهای مالی، عملیاتی و مدیریتی را بر اساس نیازهای خاص خود پیکربندی کنند. همچنین، داشبوردها میتوانند بر اساس نقشهای مختلف در سازمان شخصیسازی شوند تا اطلاعات مهم بهصورت مستقیم و قابلفهم برای مدیران و کاربران نمایش داده شود.
مزایا:
- هزینه کمتر: پیکربندی به دلیل عدم نیاز به توسعه کد و کاهش نیاز به تیمهای فنی، هزینههای پایینتری نسبت به توسعه سفارشیسازی در سطح کد دارد.
- سرعت بیشتر: اعمال تغییرات از طریق پیکربندی معمولاً سریعتر انجام میشود و بهروزرسانی نرمافزار را نیز سادهتر میکند.
- انعطافپذیری: پیکربندی به سازمانها این امکان را میدهد که بدون تغییر ساختار نرمافزار، فرآیندهای خاص خود را پیادهسازی کنند.
- بهروزرسانی آسانتر: از آنجا که تغییرات در سطح پیکربندی انجام میشود، بهروزرسانی سیستم با نسخههای جدید نرمافزار آسانتر است و ریسک اختلال در عملکرد سیستم کاهش مییابد.
معایب:
- محدودیتهای عملکردی: اگر نیازهای سازمان بسیار خاص و پیچیده باشد، پیکربندی به تنهایی ممکن است نتواند تمامی نیازها را برآورده کند و نیاز به توسعه و سفارشیسازی کد خواهد بود.
- عدم انعطافپذیری کامل: اگرچه پیکربندی به سازمانها امکان تغییرات بسیاری را میدهد، اما همیشه محدود به قابلیتهای از پیش تعیینشده توسط نرمافزار است.
۲. سفارشیسازی در سطح کد (Code level customization)
این نوع سفارشیسازی نیاز به توسعه و تغییرات در کد اصلی نرمافزار دارد. این روش پیچیدهتر و هزینه بیشتری نسبت به سفارشیسازی پیکربندی دارد و اغلب نیاز به همکاری با تیم توسعهدهنده نرمافزار یا استفاده از سرویسهای مجزا باشد. این سفارشیسازی زمانی ضروری میشود که نیازهای سازمان فراتر از قابلیتها و گزینههای پیکربندی پیشفرض نرمافزار باشد. سفارشیسازی در سطح کد این امکان را فراهم میآورد که یک ماژول خاص ERP تغییر کند یا ارتقاء یابد. برای مثال، سازمانها ممکن است نیاز به تغییر در نحوه محاسبه هزینهها، مدیریت سفارشات یا تولید گزارشهای خاص داشته باشند.
همچنین بسیاری از سیستمهای ERP مدرن، مانند SAP، Oracle ERP و Microsoft Dynamics، قابلیت استفاده از افزونهها (Add-ons) یا پلاگینها را برای اضافه کردن ویژگیهای جدید فراهم میکنند. این افزونهها ممکن است توسط توسعهدهندگان شخص ثالث یا تیم داخلی سازمان توسعه داده شوند و به سیستم ERP متصل شوند. هرچند که این رویکرد به سازمانها کمک میکند تا یک ERP کاملاً منطبق با نیازهای خود داشته باشند، اما با چالشها و پیچیدگیهای خاصی همراه است.
مزایا:
- انطباق کامل با نیازهای سازمان: سفارشیسازی در سطح کد این امکان را میدهد که سیستم ERP به طور کامل با نیازها و فرآیندهای خاص سازمان سازگار شود.
- ایجاد قابلیتهای جدید: با توسعه کد، سازمانها میتوانند ویژگیها و ماژولهای جدیدی را اضافه کنند که بهصورت پیشفرض در نرمافزار وجود ندارد.
- یکپارچگی با سایر سیستمها: این نوع سفارشیسازی به سازمانها اجازه میدهد تا ERP را با سایر نرمافزارهای مورد استفاده خود بهصورت دقیق و کارآمد یکپارچه کنند.
معایب:
- هزینه بالا: توسعه و سفارشیسازی کد ممکن است هزینههای زیادی داشته باشد، بهویژه اگر نیاز به استخدام توسعهدهندگان متخصص باشد.
- نگهداری پیچیدهتر: با اضافه شدن کدهای سفارشی، نگهداری سیستم پیچیدهتر میشود. هر بهروزرسانی نرمافزار ERP ممکن است باعث ایجاد ناسازگاری در کدهای سفارشی شود.
- خطر برای بهروزرسانیهای آینده: سیستمهای ERP بهطور منظم بهروزرسانی میشوند. این بهروزرسانیها ممکن است باعث عدم تطابق با کدهای سفارشیسازی شده شود، که نیازمند توسعه مجدد یا تغییرات در کد است.
چالشها:
- سازگاری با نسخههای جدید ERP: وقتی سیستم ERP بهروزرسانی میشود، کدهای سفارشی ممکن است با نسخه جدید ناسازگار شوند و نیاز به اصلاح یا توسعه مجدد داشته باشند.
- نیاز به تخصص فنی: برای انجام این نوع سفارشیسازی، سازمانها نیازمند توسعهدهندگان ماهر و آشنا با زبانهای برنامهنویسی خاص ERP هستند.
- ریسکهای امنیتی: اضافه کردن کدهای سفارشی ممکن است باعث ایجاد حفرههای امنیتی یا کاهش پایداری سیستم شود، بهویژه اگر توسط توسعهدهندگان غیرحرفهای انجام شود.
۳. سفارشیسازی یکپارچگی (Integration Customization)
سفارشیسازی یکپارچگی در سیستمهای ERP به فرآیند اتصال و هماهنگسازی سیستم با سایر نرمافزارها و سیستمهای خارجی اشاره دارد. بسیاری از سازمانها برای بهرهوری بیشتر و هماهنگی میان سیستمهای مختلف، نیازمند یکپارچهسازی سیستم ERP خود با نرمافزارهای تخصصی دیگر، مانند CRM، سیستمهای مدیریت انبار، سیستمهای پرداخت، یا نرمافزارهای تجزیه و تحلیل دادهها هستند. این نوع سفارشیسازی شامل توسعه رابطهای کاربری (APIs)، یکپارچگی دادهها، و هماهنگی گردشکارهای تجاری میان سیستمهای مختلف است.
همچنین سفارشیسازی یکپارچگی به سازمانها اجازه میدهد که گردشکارهای خود را بهطور یکپارچه بین سیستمهای مختلف هماهنگ کنند. برای مثال، وقتی یک سفارش در سیستم CRM ثبت میشود، سیستم ERP بهطور خودکار فرآیندهای مرتبط با تولید، حملونقل و مدیریت انبار را آغاز میکند.علاوه بر این، بسیاری از سازمانها از سیستمهای مختلف برای انجام وظایف خود استفاده میکنند. سفارشیسازی یکپارچگی به این سازمانها امکان میدهد تا از چندین سیستم بهطور همزمان بهره ببرند و هر سیستم بهطور یکپارچه با سایرین در تعامل باشد.
مزایا:
- افزایش کارایی: یکپارچگی بین سیستمها از ورود دستی دادهها جلوگیری کرده و فرآیندهای تکراری را حذف میکند.
- بهبود دقت دادهها: یکپارچگی دادهها میان سیستمها باعث کاهش خطاهای انسانی و بهبود دقت اطلاعات میشود.
- تصمیمگیری بهتر: با دسترسی به دادههای یکپارچه و بهروز در سیستمهای مختلف، مدیران میتوانند تصمیمات بهتری بگیرند.
- هماهنگی بهتر فرآیندها: یکپارچگی میان سیستمها باعث میشود که فرآیندهای مختلف سازمان بهطور همزمان و هماهنگ انجام شوند.
معایب:
- پیچیدگی توسعه و نگهداری: یکپارچگی بین سیستمهای مختلف نیاز به توسعه پیچیده و مدیریت مستمر دارد. هرگونه تغییر در یکی از سیستمها ممکن است تأثیرات قابلتوجهی بر عملکرد کلی سیستم داشته باشد.
- هزینه بالا: توسعه و سفارشیسازی یکپارچگی بین سیستمها میتواند هزینهبر باشد، بهویژه زمانی که سیستمهای قدیمی یا سفارشی نیاز به اتصال داشته باشند.
- ریسکهای امنیتی: انتقال دادهها بین سیستمهای مختلف میتواند امنیت اطلاعات را به خطر بیندازد، بهویژه اگر پروتکلهای امنیتی مناسب اعمال نشود.
چالشها:
- سازگاری سیستمها: ممکن است سیستمهای مختلف از تکنولوژیها، فرمتها یا پروتکلهای متفاوتی استفاده کنند که یکپارچگی آنها را پیچیده میکند.
- نگهداری مداوم: پس از ایجاد یکپارچگی، ممکن است تغییرات در یکی از سیستمها منجر به نیاز به اصلاح یا توسعه مجدد شود.
- مسائل مربوط به مقیاسپذیری: افزایش تعداد سیستمها و حجم دادهها میتواند باعث پیچیدگی بیشتر و نیاز به منابع بیشتر برای مدیریت و نگهداری یکپارچگی شود.
۴. ماژولهای مختلف و میزان سفارشیسازی
سیستمهای ERP بهطور معمول از چندین ماژول مختلف تشکیل شدهاند که هر یک از این ماژولها به یک بخش خاص از سازمان مربوط میشوند. میزان سفارشیسازی هر ماژول به عواملی نظیر انطباق با نیازهای خاص سازمان، پیچیدگی فرآیندها، و سطح تکنولوژی مورد استفاده بستگی دارد. در زیر برخی از ماژولهای اصلی ERP و میزان سفارشیسازی رایج در هر کدام بررسی میشود:
۱.۴. ماژول حسابداری (Financial Management)
این ماژول معمولاً از استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی کشورها پیروی میکند و نیاز به سفارشیسازی کمتری دارد، مگر اینکه سازمان دارای فرآیندهای خاص مالی باشد. تغییرات در گزارشات مالی و یکپارچگی با سیستمهای بانکداری ممکن است بیشترین نوع سفارشیسازی مورد نیاز باشد.
۲.۴. ماژول منابع انسانی (Human Resources)
نیاز به سفارشیسازی در این ماژول بسته به سیاستها و فرآیندهای منابع انسانی سازمان متفاوت است. به عنوان مثال، قوانین مختلف پرداخت، مزایا و مدیریت حضور و غیاب میتواند نیاز به تغییرات خاصی داشته باشد.
۳.۴. ماژول زنجیره تامین (Supply Chain Management)
زنجیره تامین یکی از بخشهایی است که به طور مکرر نیاز به سفارشیسازی دارد. فرآیندهای خاص تامین، مدیریت انبار و برنامهریزی تولید در صنایع مختلف متفاوت است و ممکن است نیازمند تغییرات گسترده در سیستم ERP باشد.
۴.۴. ماژول فروش و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
سازمانها معمولاً نیاز دارند تا فرآیندهای فروش و ارتباط با مشتریان خود را به صورت خاص مدیریت کنند، به همین دلیل سفارشیسازی در این بخش از اهمیت بالایی برخوردار است. این سفارشیسازیها ممکن است شامل طراحی گردشکارهای خاص، تغییر در روشهای ثبت سفارشات و مدیریت کمپینهای بازاریابی باشد.
۵.۴. ماژول مدیریت تولید (Manufacturing)
این ماژول برای برنامهریزی، کنترل، و مدیریت فرآیندهای تولید استفاده میشود و شامل تولید بر اساس تقاضا، مدیریت تولید، و زمانبندی تولید است. ماژولهای تولید معمولاً به دلیل نیازهای خاص صنایع مختلف مانند خودروسازی، تولید الکترونیک، یا صنایع غذایی به سفارشیسازی زیادی نیاز دارند. از جمله موارد سفارشیسازی میتوان به ایجاد فرآیندهای تولید سفارشی، مدیریت خط تولید پیچیده، پیادهسازی روشهای تولید خاص مانند تولید بهموقع (JIT) یا تولید انبوه اشاره نمود.
۶.۴. ماژول مدیریت پروژه (Project Management)
این ماژول برای برنامهریزی، اجرا، و نظارت بر پروژههای سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد. میزان سفارشیسازی این ماژول معمولاً به پیچیدگی پروژههای سازمان بستگی دارد. سازمانهایی که پروژههای بزرگ و چندمرحلهای دارند، نیاز به سفارشیسازی بیشتری در این ماژول دارند. از جمله موارد سفارشیسازی میتوان به پیادهسازی روشهای خاص مدیریت پروژه مانند Agile، اضافه کردن فرآیندهای خاص مدیریت ریسک یا زمانبندی سفارشی اشاره نمود.
۷.۴. ماژول مدیریت فروش (Sales Management)
این ماژول برای پیگیری سفارشات فروش، قیمتگذاری، مدیریت قراردادها، و پیشبینی فروش استفاده میشود. ماژول فروش بسته به فرآیندهای فروش و ساختار قیمتگذاری سازمان نیاز به سفارشیسازی دارد. سازمانهایی که مدلهای پیچیده قیمتگذاری یا فرآیندهای فروش بینالمللی دارند، ممکن است نیاز به تغییرات بیشتری داشته باشند. از جمله موارد سفارشیسازی میتوان به ایجاد مدلهای قیمتگذاری سفارشی، پیادهسازی تخفیفات خاص، هماهنگی با سیستمهای مدیریت سفارش و تحویل اشاره نمود.
۸.۴. ماژول مدیریت خدمات (Service Management)
این ماژول برای مدیریت خدمات پس از فروش و پشتیبانی مشتریان استفاده میشود. ماژول خدمات معمولاً به سفارشیسازی زیادی نیاز دارد، بهویژه در صنایعی که خدمات پشتیبانی پیچیده و مشتریمدار ارائه میدهند. از جمله موارد سفارشیسازی میتوان به پیادهسازی فرآیندهای پشتیبانی سفارشی، ادغام با سیستمهای مدیریت تیکتها، مدیریت قراردادهای خدماتی خاص اشاره کرد.
۹.۴. ماژول مدیریت خرید (Procurement)
این ماژول برای مدیریت تأمین مواد و خدمات، ایجاد درخواستهای خرید، و مدیریت قراردادهای تأمین استفاده میشود. ماژول خرید ممکن است بسته به فرآیندهای تأمین سازمان نیاز به سفارشیسازی داشته باشد. سازمانهایی که فرآیندهای خرید پیچیده یا چندملیتی دارند، ممکن است تغییرات بیشتری در این ماژول ایجاد کنند. از جمله موارد سفارشیسازی میتوان به هماهنگی با تأمینکنندگان خارجی، سفارشیسازی فرآیندهای خرید، مدیریت قراردادهای پیچیده تأمین اشاره نمود.
۵. مقایسه سفارشیسازی در نرمافزارهای ERP مختلف
برخی از سیستمهای ERP به دلیل معماری باز و ماژولار خود، امکان سفارشیسازی بیشتری را ارائه میدهند. در ادامه چند سیستم ERP معروف و میزان سفارشیسازی در آنها مقایسه میشود:
۱.۵. SAP
سیستم SAP یکی از بزرگترین و قدرتمندترین سیستمهای ERP است. این نرمافزار به دلیل گستردگی و تنوع ماژولها، گزینههای متعددی برای سفارشیسازی دارد. اکثر توسعهها در SAP از طریق زبان برنامهنویسی ABAP انجام میشود. این زبان به توسعهدهندگان اجازه میدهد که فرآیندها و توابع سفارشی ایجاد کنند یا توابع موجود را تغییر دهند. همچنین برای بهبود تجربه کاربری و افزودن قابلیتهای مدرن به سیستم SAP، توسعهدهندگان میتوانند از SAP Fiori استفاده کنند تا رابطهای کاربری واکنشگرا و قابل تنظیم برای کاربران ایجاد کنند. علاوه بر این، در SAP S/4HANA، ابزارهایی مانند In-App Extensibility و Side-by-Side Extensibility به کاربران اجازه میدهند که توسعههای جدید را به صورت امن و بهینه پیادهسازی کنند. با این حال، به دلیل پیچیدگی بالا، سفارشیسازی در SAP ممکن است زمانبر و هزینهبر باشد.
۲.۵. Oracle ERP
Oracle ERP نیز یکی از سیستمهای پیشرفته ERP است که قابلیت سفارشیسازی بالایی دارد. این سیستم به ویژه در بخشهای مالی و منابع انسانی قوی است و برای سازمانهای بزرگ مناسب است. سفارشیسازی در این سیستم عمدتاً از طریق توسعه و یکپارچگی با سایر سیستمها انجام میشود. Oracle Application Framework فریمورکی برای ایجاد و تغییر رابطهای کاربری مورد استفاده قرار میگیرد. توسعهدهندگان میتوانند با استفاده از این فریمورک صفحات جدید بسازند یا صفحات موجود را تغییر دهند. همچنین برای توسعه فرمهای دادهای و گزارشها از Oracle Forms استفاده میشود. این ابزار یکی از روشهای قدیمیتر برای ایجاد فرمهای ورودی داده است
۳.۵. Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics یکی از سیستمهای ERP است که به دلیل سادگی در استفاده و انعطافپذیری بالا مورد توجه بسیاری از شرکتها قرار گرفته است. این سیستم با استفاده از Power Platform، به کاربران و توسعهدهندگان امکان میدهد که اپلیکیشنهای سفارشی ایجاد کنند، گردشکارهای خودکار طراحی کنند و گزارشهای تحلیلی پیشرفته بسازند. این سیستم به راحتی با سایر محصولات مایکروسافت یکپارچه میشود و امکان سفارشیسازی سریعتر و ارزانتر نسبت به SAP و Oracle را دارد.
۴.۵. Odoo
Odoo یک نرمافزار ERP متنباز است که امکان سفارشیسازی بسیار گستردهای را به کاربران ارائه میدهد. این نرمافزار به دلیل ساختار ماژولار و معماری باز خود، انتخاب مناسبی برای کسبوکارهای کوچک و متوسط است که به دنبال هزینههای پایینتر در سفارشیسازی هستند. Odoo به کاربران و توسعهدهندگان اجازه میدهد تا رابط کاربری سیستم را بهراحتی مطابق با نیازهای خود تغییر دهند. این نوع سفارشیسازی میتواند شامل اضافه کردن فیلدهای جدید، تغییر ترتیب فیلدها، یا تغییر نمای کلی فرمها و صفحات باشد. ابزار Odoo Studio امکان سفارشیسازی رابط کاربری بهصورت گرافیکی و بدون نیاز به کدنویسی را فراهم میکند. کاربران میتوانند فرمها، داشبوردها، و گزارشها را با استفاده از این ابزار تغییر دهند. ذکر این نکته حائز اهمیت است که به دلیل متنباز بودن این سیستم، نیاز به مهارتهای فنی بالایی برای اجرای سفارشیسازی خصوصا برای یکپارچگیهای پیچیده وجود دارد.
میتوان گفت سفارشیسازی در نرمافزارهای ERP یک موضوع حیاتی برای انطباق بهتر نرمافزار با نیازهای خاص هر سازمان است. ماژولهای مختلف ممکن است به سطوح متفاوتی از سفارشیسازی نیاز داشته باشند و بسته به نوع نرمافزار انتخابی، این فرایند میتواند از نظر هزینه و زمان متغیر باشد.