هفت دلیل لزوم بکارگیری نرم افزار ERP

در این مقاله به  این بحث می پردازیم که چرا شما به عنوان مالک یک کسب و کار باید برای بهبود واحد تجاری تان از یک نرم افزار ERP استفاده نمایید و این نرم افزار چگونه شما را در مسیر ترقی و پیشرفت یاری می دهد. امروزه با اطمینان می شود این ادعا را مطرح کرد که استفاده از نرم افزار ERP برای مدیریت و رقابت در دنیای مدرن غیر قابل اجتناب است. نرم افزار ERP بصورت کلی شامل امکانات و ویژگی هایی است که برای بهبود قابلیت های عملی و اجرایی و ارتقاء کارایی در بین رقبا بسیار کارآمد و مفید است.

• فعالیت های مشارکتی

نرم افزار ERP به بخش های گوناگون یک واحد تجاری شفافیت می بخشد و این شفافیت عملکرد تک تک بخش ها، یک تصویر جامع و کلی از فعالیت واحد تجاری ارائه می دهد. داده های بخش های مختلف متمرکز می شوند و در دسترس همه بخش های مورد نیاز قرار می گیرند و دسترسی آسان به داده به کارها سرعت می بخشد. این نرم افزار تاثیر منفی موانع جغرافیایی بین شعبه های تجاری که در مکان های مختلف قرار دارند را از بین می برد. همچنین نرم افزار ERP کمک می کند تا ارتباطات داخلی و خارجی تسهیل گردد و این قدرت به کارکنان داده می شود تا به آسانی از داده ها، ابزارهای گوناگون، و منابع مورد نیازشان استفاده نمایند و به این ترتیب کارایی مفیدشان افزایش یابد.

• کاهش هزینه ها

استفاده از یک نرم  افزار ERP مناسب و کارآمد باعث حذف نرم افزار های گوناگون برای انجام فعالیت های مختلف واحد تجاری می گردد. به این ترتیب، شرکت ها نیاز نخواهند داشت تا هزینه بالایی برای پشتیبانی بخش های IT مربوطه بپردازند و یا برای ادغام نرم افزار های مختلف از شرکت های گوناگون هزینه کنند. استفاده از یک سیستم واحد برای فعالیت های جاری گوناگون یک واحد تجاری می تواند از پرداخت هزینه های گزاف مالی و زمانی برای آموزش نرم افزارهای گوناگون به کارکنان جلوگیری کند.

• قابلیت اطمینان

اطلاعات تجاری از بخش های گوناگون مانند بخش فروش، خرید، فهرست انبار، و بسیاری فرایند های دیگر جمع آوری می شود. داده های دقیق، زمان واقعی و مرتبط به مدیران کمک می کند تا تصمیمات سریع و درستی اتخاذ کنند.

نرم افزار ERP همه داده ها و ابزارها را در یک نرم افزار جامع و یکپارچه جمع آوری می کند و فرایندهای اجرایی را تسهیل می کند. داشتن یک دیتابیس یکپارچه و جامع، دسترسی آسان به داده ها را به ارمغان می آورد و به شرکت ها کمک می کند تا در کورس رقابت باقی بمانند و با ایجاد تغییرات مورد نیاز و برطرف کردن اختلالات موجود در مسیر پیشرفت قدم برداند.

• بهبود خدمات مشتری

نرم افزار ERP به کارکنان کمک می کند تا وظایف خود را با بهره وری بهتر و بیشتری انجام دهند و این امر نهایتا هم به سازمان و هم به مشتری ها سود می رساند. اطلاعات مشتری ها بصورت داده های متمرکز جمع آوری می گردد که در دسترس همه بخش های مرتبط قرار دارد و به  این ترتیب تیم ها و بخش های گوناگون نیاز نخواهند داشت تا زمان خود را برای به روز رسانی داده ها از دست دهند.همچنین، با استفاده از یک سیستم جامع و یکپارچه احتمال ورود اطلاعات تکراری یا خطاهای دستی و تماس اشتباه با مشتریها به حداقل می رسد. همین زمانی که صرف دوباره کاری و انجام فعالیت های اضافی می گردید، حالا با استفاده از یک سیستم جامع می تواند صرف جذب و حفظ مشتریهای جدید گردد. نرم افزار های ERP همچنین با ارائه تعامل مرتبط و به موقع با مشتری ها در طول چرخه خرید، اتوماسیون بازاریابی را ارتقاء می دهد. بعضی از نرم افزارهای ERP همچنین قابلیت انجام تجارت الکترونیک، ارائه تاریخچه سفارش، تاریخچه مرجوعی و بازپرداخت، خریدهای اینترنتی، و تعامل با مشتری از طریق ماژولهای گوناگون با حداقل خطا و تکرار را در اختیار کسب و کارها قرار می دهند.

• اتوماسیون

نرم افزار حسابداری و پرداخت ها می تواند بخش های معاملات فروش و پرداخت حقوق و دستمزها را اتوماتیک کند و بار کاری را کاهش دهد و همچنین میزان خطاهای انسانی که زمان محاسبه هزینه ها بصورت دستی رخ می دهد را به شکل قابل توجهی کاهش دهد. نرم افزارهای ERP مدرن با ابزارهای پایانه فروش POS یکپارچه سازی می شوند و به این ترتیب معاملات فروش را ساده تر و سریع تر می کنند. با کمک این نرم افزار، فروشنده ها به شکل موثری زمان انتظار را برای مشتری ها کاهش می دهند. نرم افزار، داده های زمان واقعی ایجاد می کند که در تصمیم گیری های اتوماتیک بسیار کمک کننده هستند. تمام معاملات جاری در پایگاه داده متمرکز نمایش داده می شوند و مدیران در لحظه امکان مشاهده رخدادهای جاری را دارند و بر مبنای داده های زمان واقعی تصمیم گیری های مناسب را اتخاذ می کنند.

• کاهش خطاهای انسانی

هزینه خطاهای انسانی صورت گرفته توسط کارکنان یک واحد تجاری می تواند آنقدر زیاد باشد که منجر به کاهش تولید، لطمه زدن به شهرت شرکت و کاهش میزان رضایت مشتری ها شود. نرم افزار ERP می تواند وظایف دستی مکرر که قبلا توسط کارکنان انجام می شد، همچون ورود  اطلاعات را به صورت خودکار انجام دهد و به این ترتیب برای مثال دیگر نیازی نیست تا حسابدار شرکت ساعت های زیادی را صرف ورود دستی داده ها و یا کپی کردن فاکتور ها و افزودن اطلاعات در صفحات متعدد نماید. در عوض، این زمان می تواند ذخیره شود و کارکنان می توانند بر مهارت های خود تمرکز کنند و انرژی شان را صرف وظایف سطح بالاتر همچون کاهش هزینه های تولید پروژه نمایند.

• مدیریت فهرست موجودی

فهرست موجودی یکی از بخش های مهم در هر واحد تجاری است. داشتن کنترل کامل بر فهرست موجودی منجر به مدیریت بهتر انبار برای پاسخگویی به سفارش ها و انجام پیش بینی های لازم جهت تامین کسری ها می شود و دسترسی ها را محدود و کنترل شده می کند. نرم افزار ERP می تواند بصورت جامع و با دیدی گسترده موجودی را کنترل نماید. این نرم افزار تمام داده ها و اطلاعات مهم را در ارتباط با تمامی محصولات انبار ذخیره می کند و اطمینان حاصل می کند که نرم افزار نسبت به جزییات موجودی انبار و کالاهایی که باید تهیه شوند هر لحظه آپدیت می شود. همچنین، ابزارهای نرم  افزار بعد از تجزیه و تحیلیل روند خرید مشتری ها در گذشته به پیش بینی تقاضا کمک می کنند و موجودی را برای تقاضای پیش بینی شده در آینده اصلاح می کنند.

برخی از مزایای استفاده از نرم افزار ERP به شرح زیر است:

• بکارگیری نرم افزارهای دیجیتال به شکل قابل توجهی استفاده از اسناد کاغذی را در فرایند اداری کسب و کارها کاهش می دهد.
• جمع آوری، ذخیره و مدیریت داده ها به شکل دقیق و جامع
• پاسخگویی سریع به نیاز مشتری ها
• نظارت بهتری بر فعالیت های تجاری صورت می گیرد و راه حل های مناسب در سریع ترین زمان ممکن پیدا می شوند.
• کنترل بیشتری بر فرایندهای صدور فاکتور و پرداخت ها صورت می گیرد.
• نرم افزار ERP به بهترین شکل ممکن یکپارچه سازی بخش های مختلف تجاری را ایجاد می کند و همه فرایندها و عملکردها را از طریق یک پایگاه داده یکپارچه مدیریت می کند.
• نرم افزارهای ERP همچنین دارای ابزار BI هستند و گزارش های کامل و جامع و دقیقی به مدیریت و کاربران ارائه می دهد.

نکته: در انتخاب و بکارگیری نرم افزار های ERP همواره باید به این موضوع توجه داشت که بهترین انتخاب برای سازمان و یا یک واحد تجاری، داشتن بیشترین میزان ویژگی ها و امکانات و ابزارهای متعدد نیست، بلکه نرم افزار باید نیازهای واحد تجاری مورد نظر را بر طرف نماید و با توجه به نیازهای موجود بهترین گزینه انتخاب گردد. بنابراین، توصیه می شود قبل از خرید و نصب نرم افزار، نسبت به تجزیه و تحلیل نیازها و تحقیق درباره ویژگی های نرم افزارهای مختلف و امکاناتی که ارائه می دهند تحقیقات لازم صورت گیرد تا بهترین انتخاب صورت گیرد و نهایتا بیشترین سوددهی از این سرمایه گذاری برای سازمان یا واحد تجاری تضمین گردد.